La sala più costosa è quella vuota.
Un paziente non si presenta, disdice troppo tardi o la mattina dell’intervento non è a digiuno. La sala è pronta, l’équipe anche — e il tempo è perso. SmartSlot riduce questi annullamenti e riassegna per tempo il tempo di sala liberato.
Tratteggiato: prenotato, ma annullato. Tempo di sala pagato che nessuno utilizza. SmartSlot ne evita una parte e ne riassegna per tempo un’altra.
Esempio di calcolo
Quanto costano gli annullamenti a un ospedale
Quattro sale operatorie, cinque interventi per sala al giorno, 250 giorni di attività, tasso di annullamento del 12 %.
Tempo di sala inutilizzato all’anno
CHF 1 800 000600 interventi annullati da 60 minuti di tempo di sala
Di cui recuperato con SmartSlot
CHF 870 000186 annullamenti evitati, 104 slot riassegnati
Fonti e contesto
- Tasso di annullamento 12–18 %: Schuster et al. 2011, ospedali universitari, n = 6 009 (12,4 %); Abate et al. 2020, meta-analisi di 33 studi, n = 306 635 (18 %). Il 60–92 % degli annullamenti è considerato potenzialmente evitabile (Viderman et al. 2019; Abate et al. 2020).
- −31 %: Junod Perron N et al. Reduction of missed appointments at an urban primary care clinic: a randomised controlled study. BMC Family Practice 2010;11:79. Promemoria scaglionati hanno ridotto gli appuntamenti mancati dall’11,4 al 7,8 %; il 28 % degli appuntamenti annullati è stato riassegnato. Ambulatorio, Ospedali universitari di Ginevra.
- SMS come canale: Junod Perron N et al. Text-messaging versus telephone reminders. BMC Health Services Research 2013;13:125. SMS efficace quanto una telefonata, 6 450 appuntamenti.
- Slot riassegnati: Antoniou V, Burke O, Fernandes R. Introducing a reserve waiting list initiative for elective general surgery. BMJ Open Quality 2019;8:e000745. Lista di riserva manuale da sola: recuperato l’8 % del tempo di sala perso; con preparazione accelerata: il 43 %. SmartSlot automatizza ricerca, contatto e verifica di fattibilità — i passaggi che rallentano una lista manuale.
- CHF 50 per minuto di sala operatoria: Kantonsspital Baden 2024. In linea con £2 500 per ora di sala nel NHS (Antoniou et al. 2019).
- Ipotesi: 60 minuti di tempo di sala per intervento annullato. Non considerati: onere di riprogrammazione, tempo di attesa dei pazienti che anticipano l’intervento.
Calcoli con le cifre del suo istituto.
Calcolatore (in tedesco)Servizi
Cosa fa SmartSlot per il suo programma operatorio
SmartSlot accompagna ogni intervento programmato, dalla prenotazione all’ingresso in sala. Lavora in background e interviene solo quando una persona deve decidere.
Meno annullamenti all’ultimo momento
Pazienti accompagnati in modo scaglionato — con un’intensità adeguata al rischio di annullamento, ma per tutti con lo stesso tono e lo stesso contenuto.
Slot liberati riassegnati
Quando qualcuno disdice, SmartSlot propone persone che hanno dato il loro consenso in anticipo — verificate per specialità, durata e fattibilità medica. Viene contattato solo chi può effettivamente presentarsi.
Meno sorprese la mattina dell’intervento
Chi è pronto e chi no appare nella dashboard prima dell’ingresso in sala — non quando la sala è già in funzione.
Anticoagulanti sotto controllo
SmartSlot individua indizi di farmaci anticoagulanti anche dove di solito passano inosservati e li sottopone al suo team per conferma.
Ripresa dal suo programma operatorio
Gli appuntamenti provengono dal sistema esistente — come esportazione giornaliera, tramite HL7 v2 o FHIR. Per iniziare basta l’esportazione, senza progetto informatico.
Un solo schermo per tutta la giornata
Il coordinamento della sala operatoria vede per ogni sala chi è pronto, cosa è ancora aperto e dove bisogna agire subito.
Il principio vale per ogni locale costoso con appuntamenti programmati — endoscopia, risonanza magnetica, laboratorio di emodinamica. Iniziamo in sala operatoria perché lì la leva è maggiore.
Protezione dei dati
Gestione svizzera, diritto svizzero
SmartSlot tratta i dati esclusivamente in Svizzera secondo la legge sulla protezione dei dati (LPD). Non avviene alcun trasferimento di dati all’estero.
La minimizzazione dei dati come principio
Viene registrato solo ciò che serve al coordinamento degli appuntamenti. Diagnosi, indirizzi e dati sull’origine non ne fanno parte.
Decidere resta compito dell’équipe operatoria
SmartSlot prepara le decisioni e le documenta. A prenderle sono le persone.
FAQ
Domande frequenti
Quale canale di comunicazione utilizza SmartSlot?
Gli SMS. Il canale è scientificamente comprovato: uno studio randomizzato condotto presso gli Ospedali universitari di Ginevra su 6 450 appuntamenti ha mostrato che i promemoria via SMS sono efficaci quanto una telefonata — con una frazione del carico di lavoro del personale (Junod Perron et al., 2013). Nello studio precedente dello stesso gruppo, il 93 % delle persone intervistate non si sentiva disturbato dai promemoria e il 78 % li riteneva utili (Junod Perron et al., 2010). Inoltre gli SMS raggiungono qualsiasi telefono cellulare, senza app, account o accesso a Internet. Chi non desidera SMS o non risponde viene seguito telefonicamente dal suo team — SmartSlot segnala questi casi come attività.
Quale impegno comporta per il nostro reparto informatico?
Per iniziare, un’esportazione giornaliera dei dati dal programma operatorio — nient’altro. Nessun intervento sui sistemi esistenti, nessuna modifica al suo sistema informativo clinico. Chi in seguito desidera un’integrazione più profonda utilizza HL7 v2 o FHIR; i sistemi diffusi in Svizzera supportano almeno una di queste interfacce. In entrambi i casi l’impegno resta nell’ambito di un accordo sull’interfaccia, non di un progetto informatico.
Come misuriamo se l’impiego vale la pena?
Con il tasso di annullamento. È noto prima dell’impiego e misurabile dopo — per specialità, per sala, per periodo. SmartSlot indica inoltre quanti slot liberati sono stati riassegnati. In questo modo il beneficio può essere quantificato in minuti di sala e inserito nella contabilità analitica del suo istituto, senza che le attribuiamo un effetto che non può verificare personalmente.
Dove vengono trattati i dati e chi ne è responsabile?
Il trattamento avviene esclusivamente in Svizzera secondo la legge sulla protezione dei dati (LPD); non avviene alcun trasferimento di dati all’estero. Il titolare del trattamento ai sensi della legge resta l’ospedale. SmartSlot viene gestito a scelta nel centro di calcolo del suo istituto o presso un fornitore svizzero di sua scelta — in quest’ultimo caso sulla base di un contratto per il trattamento dei dati per conto terzi.
Quali rischi ci sono per la sicurezza dei nostri pazienti?
SmartSlot non prende decisioni mediche. Le prepara, affianca le informazioni su cui si basano e documenta l’esito. Le valutazioni rilevanti per la sicurezza — se un intervento ha luogo, viene rinviato o annullato — restano all’équipe operatoria. Il sistema è costruito in modo da porre una domanda in caso di dubbio, invece di agire da solo.
Cosa cambia nella quotidianità del coordinamento della sala operatoria?
Il coordinamento riceve una panoramica della giornata e un elenco di attività. Viene mostrato solo ciò che richiede una decisione; tutto il resto avviene in background. L’impegno si sposta così dai solleciti e dalle telefonate ai casi che richiedono davvero un chiarimento. Di norma basta una formazione di circa un’ora.
In quanto tempo SmartSlot è operativo?
La configurazione tecnica con un’esportazione giornaliera richiede pochi giorni. Il tempo di preparazione più lungo è quello della verifica della protezione dei dati nel suo istituto — per questo viene avviata per prima. A seconda dell’istituto, due o tre mesi fino all’impiego in una prima specialità sono realistici.
Scopra SmartSlot su un’intera giornata operatoria
Presentiamo SmartSlot su una giornata operatoria completa — con dati sintetici e senza alcuna preparazione da parte sua. Su richiesta calcoliamo in anticipo il potenziale con gli indicatori del suo istituto, così che l’ordine di grandezza sia chiaro fin dall’inizio.
Ci indichi il suo istituto e le specialità interessate.
support@smartslot.ch