La salle la plus chère est la salle vide.
Un patient ne se présente pas, annule trop tard ou n’est pas à jeun le matin de l’intervention. La salle est prête, l’équipe aussi — et le temps est perdu. SmartSlot réduit ces annulations et réattribue à temps le temps de salle libéré.
En pointillé : réservé, mais annulé. Du temps de salle payé que personne n’utilise. SmartSlot en évite une partie et en réattribue une autre à temps.
Exemple de calcul
Ce que les annulations coûtent à un hôpital
Quatre salles d’opération, cinq interventions par salle et par jour, 250 jours d’exploitation, taux d’annulation de 12 %.
Temps de salle inutilisé par an
CHF 1 800 000600 interventions annulées à 60 minutes de temps de salle
Dont récupéré avec SmartSlot
CHF 870 000186 annulations évitées, 104 créneaux réattribués
Sources et contexte
- Taux d’annulation de 12 à 18 % : Schuster et al. 2011, hôpitaux universitaires, n = 6 009 (12,4 %) ; Abate et al. 2020, méta-analyse de 33 études, n = 306 635 (18 %). 60 à 92 % des annulations sont considérées comme potentiellement évitables (Viderman et al. 2019 ; Abate et al. 2020).
- −31 % : Junod Perron N et al. Reduction of missed appointments at an urban primary care clinic: a randomised controlled study. BMC Family Practice 2010;11:79. Des rappels échelonnés ont fait baisser les rendez-vous manqués de 11,4 à 7,8 % ; 28 % des rendez-vous annulés ont pu être réattribués. Consultation ambulatoire, Hôpitaux universitaires de Genève.
- Le SMS comme canal : Junod Perron N et al. Text-messaging versus telephone reminders. BMC Health Services Research 2013;13:125. SMS aussi efficace qu’un appel téléphonique, 6 450 rendez-vous.
- Créneaux réattribués : Antoniou V, Burke O, Fernandes R. Introducing a reserve waiting list initiative for elective general surgery. BMJ Open Quality 2019;8:e000745. Liste de réserve manuelle seule : 8 % du temps de salle perdu récupéré ; avec préparation accélérée : 43 %. SmartSlot automatise la recherche, le contact et la vérification de faisabilité — les étapes qui freinent une liste manuelle.
- CHF 50 par minute de bloc : Kantonsspital Baden 2024. Comparable aux £2 500 par heure de salle du NHS (Antoniou et al. 2019).
- Hypothèse : 60 minutes de temps de salle par intervention annulée. Non pris en compte : charge de replanification, temps d’attente des patientes et patients qui avancent leur intervention.
Calculez avec les chiffres de votre établissement.
Calculateur (en allemand)Prestations
Ce que SmartSlot fait pour votre programme opératoire
SmartSlot accompagne chaque intervention programmée, de la réservation jusqu’à l’entrée au bloc. Il travaille en arrière-plan et ne se manifeste que lorsqu’une personne doit décider.
Moins d’annulations de dernière minute
Les patientes et patients sont accompagnés de manière échelonnée — avec une intensité adaptée au risque d’annulation, mais pour tous sur le même ton et avec le même contenu.
Créneaux libérés réattribués
Lorsque quelqu’un annule, SmartSlot propose des personnes qui ont donné leur accord au préalable — vérifiées selon la spécialité, la durée et la faisabilité médicale. Seules les personnes qui peuvent effectivement venir sont sollicitées.
Moins de surprises le matin de l’intervention
Qui est prêt et qui ne l’est pas apparaît dans le tableau de bord avant l’entrée au bloc — et non lorsque la salle tourne déjà.
Anticoagulants sous contrôle
SmartSlot repère les indices de médicaments anticoagulants, même là où ils passent habituellement inaperçus, et les soumet à votre équipe pour confirmation.
Reprise depuis votre programme opératoire
Les rendez-vous proviennent du système existant — par export quotidien, via HL7 v2 ou FHIR. Pour démarrer, l’export suffit, sans projet informatique.
Un seul écran pour toute la journée
La coordination du bloc voit pour chaque salle qui est prêt, ce qui reste ouvert et où il faut agir maintenant.
Le principe s’applique à toute salle coûteuse avec des rendez-vous planifiés — endoscopie, IRM, laboratoire de cathétérisme cardiaque. Nous commençons au bloc opératoire, car c’est là que le levier est le plus important.
Protection des données
Exploitation suisse, droit suisse
SmartSlot traite les données exclusivement en Suisse, conformément à la loi sur la protection des données (LPD). Aucun transfert de données à l’étranger n’a lieu.
La minimisation des données comme principe
Seul ce dont la coordination des rendez-vous a besoin est saisi. Les diagnostics, adresses et indications d’origine n’en font pas partie.
Décider reste la tâche de l’équipe opératoire
SmartSlot prépare les décisions et les documente. Ce sont des personnes qui les prennent.
FAQ
Questions fréquentes
Quel canal de communication SmartSlot utilise-t-il ?
Le SMS. Ce canal est scientifiquement étayé : une étude randomisée menée aux Hôpitaux universitaires de Genève sur 6 450 rendez-vous a montré que les rappels par SMS sont aussi efficaces qu’un appel téléphonique — pour une fraction de la charge de personnel (Junod Perron et al., 2013). Dans l’étude précédente du même groupe, 93 % des personnes interrogées n’étaient pas dérangées par les rappels et 78 % les jugeaient utiles (Junod Perron et al., 2010). Le SMS atteint en outre tout téléphone mobile, sans application, compte ni accès à Internet. Les personnes qui ne souhaitent pas de SMS ou ne répondent pas sont prises en charge par téléphone par votre équipe — SmartSlot vous les présente comme tâches.
Quelle charge pour notre informatique ?
Pour démarrer, un export quotidien des données du programme opératoire — rien de plus. Aucune intervention dans les systèmes existants, aucune modification de votre système d’information clinique. Pour une intégration plus poussée par la suite, HL7 v2 ou FHIR ; les systèmes répandus en Suisse prennent en charge au moins l’une de ces interfaces. Dans les deux cas, le périmètre reste celui d’une convention d’interface, pas d’un projet informatique.
Comment mesurer si l’utilisation en vaut la peine ?
Au taux d’annulation. Il est connu avant la mise en service et mesurable ensuite — par spécialité, par salle, par période. SmartSlot indique en outre combien de créneaux libérés ont été réattribués. Le bénéfice peut ainsi être chiffré en minutes de salle et repris dans la comptabilité analytique de votre établissement, sans que nous vous attribuions un effet que vous ne pouvez pas vérifier vous-même.
Où les données sont-elles traitées et qui en est responsable ?
Le traitement a lieu exclusivement en Suisse, conformément à la loi sur la protection des données (LPD) ; aucun transfert de données à l’étranger n’a lieu. Le responsable du traitement au sens de la loi reste l’hôpital. SmartSlot est exploité au choix dans le centre de calcul de votre établissement ou chez un prestataire suisse de votre choix — dans ce second cas sur la base d’un contrat de sous-traitance.
Quels risques pour la sécurité de nos patients ?
SmartSlot ne prend aucune décision médicale. Il les prépare, présente les informations sur lesquelles elles reposent et documente ce qu’il en est advenu. Les évaluations relevant de la sécurité — si une intervention a lieu, est reportée ou annulée — restent du ressort de l’équipe opératoire. Le système est conçu pour, en cas de doute, poser une question plutôt que d’agir lui-même.
Qu’est-ce qui change au quotidien pour la coordination du bloc ?
La coordination reçoit une vue d’ensemble de la journée et une liste de tâches. Seul ce qui demande une décision est affiché ; tout le reste se déroule en arrière-plan. L’effort se déplace ainsi des relances et des appels vers les cas qui nécessitent réellement une clarification. Une formation d’environ une heure suffit généralement.
En combien de temps SmartSlot est-il opérationnel ?
La mise en place technique avec un export quotidien est une affaire de jours. Le délai le plus long est celui de l’examen de protection des données dans votre établissement — c’est pourquoi il est lancé en premier. Selon l’établissement, deux à trois mois jusqu’à l’utilisation dans une première spécialité sont réalistes.
Découvrez SmartSlot sur une journée opératoire complète
Nous présentons SmartSlot sur une journée opératoire complète — avec des données synthétiques et sans préparation de votre côté. Sur demande, nous calculons au préalable le potentiel avec les indicateurs de votre établissement, afin que l’ordre de grandeur soit connu dès le départ.
Indiquez-nous votre établissement et les spécialités concernées.
support@smartslot.ch